e-Fatura Nedir? e-Fatura Hakkında 10 Soru 10 Cevap

E-Fatura Nedir?

E-fatura ile ilgili en temel soru e-fatura nedir sorusudur. Bu nedenle e-Fatura’nın tanımının yapılması gerekmektedir. E-Fatura en kısa tabir ile elektronik ortamda düzenlenen fatura anlamına gelir. Bu anlamda kâğıda basılmaz ve tüm işlemler elektronik ortamda yürütülür. Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesindeki sunucular üzerinden satıcı ve alıcıya iletilir. İptal – iade işlemleri, itiraz süresi vb. durumlar kâğıt faturalara göre farklılık göstermektedir. Elektronik fatura denildiğinde iki tür karşımıza çıkmaktadır. Bunlar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarıdır.

e-Fatura her iki taraf için elektronik fatura uygulamasının kullanıldığı bir durumda söz konusu olan bir e-Fatura çeşididir. Bu anlamda GİB bünyesindeki sunucular üzerinden alıcı ve satıcıyla buluşturulabilir.

e-Arşiv, e-Fatura kapsamı içerisinde yer almayan ancak vergi mükellefi olan tüzel kişilere ve bununla beraber vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortam içerisinde gerçekleştirilen (e-mail) fatura gönderim şeklidir. İstenmesi halinde e-Arşiv’de faturaların çıktısını almak da mümkündür. Ayrıca yurt dışına mikro ihracat niteliğinde işlem gerçekleştiriyorsanız ve faaliyetiniz bu alanda ise e-Arşiv faturası kesebilirsiniz. Hizmet ihracı durumunda da aynı şey geçerlidir. Ancak KDV muafiyeti alabilmeniz için e-Arşiv faturanın gönderilmesi sırasında doğru kodların seçilmesi gerekmektedir. Bu bağlamda e-İhracat faturası hakkında da bilgi sahibi olmanız gerekecektir.

e-Fatura ile matbu faturalarda olduğu gibi döviz içeren işlemler de gerçekleştirebilirsiniz. Özetle e-Arşiv ya da e-Fatura uygulamasıyla herkese dijital ortam içerisinde fatura kesebilirsiniz.

E-Fatura Hakkında 10 Soru 10 Cevap

E-fatura nedir sorusuna yanıt verdikten sonra e-Fatura ile ilgili olan tüm sorulara yanıt verilmesi gerekir. Bu anlamda aşağıda başlıklar halinde sorular yazılmıştır. Tüm cevaplara ilgili başlıklar dâhilinde değinilecektir.

1. E-Arşiv Kimler İçin Zorunludur?

Geçtiğimiz yıllarda 10.000.000 TL olan brüt satış hasılatlarının 2019 yılında yayınlanan bir tebliğ ile 5.000.000 TL’ye düşürülmesi söz konusu olmuştur. GİB tarafından hazırlanan yeni düzenlemeyle 2020 ve 2021 yılı için brüt satış hasılatı 4.000.000 TL, 2022 ve takibindeki yıllar için 3.000.000 TL ve üzeri olan mükelleflerin e-Arşiv Fatura ve e-Fatura uygulamalarına geçiş zorunluluğu bulunmaktadır. E-Arşiv ve e-Fatura uygulamalarının kimler için zorunlu olduğu sorusu, en az e-Fatura nedir sorusu kadar önemlidir.

2. E-Faturaya Geçmenin Avantajları Nelerdir?

Matbu faturayla işlemler yapmak büyük bir iş gücü gerektirir. İlgili faturanın basılması, maliyeden onaylatılması, faturanın yazdırılması, imzalanması, kaşelenmesi, kargolanması, zarflanması, kargo takibi, zamanında tahsilat, faturaların bir kopyasını arşivlemek vb. işlemler büyük bir iş gücüne tabidir. Bu noktada e-fatura nedir sorusu önem kazanırken aynı zamanda e-Fatura’nın avantajlarına da değinmek gerekecektir. E-Fatura kullanarak ilk başta bu iş gücünden kurtulmuş olursunuz. Faturalara ayıracağınız kaynağı diğer alanlara ayırarak şirket performansını artırabilirsiniz. İlgili avantajlar şu şekilde sayılabilecektir.

• Faturalama Maliyetleri Düşer: e-Fatura ile maliyet avantajı sağlayabilirsiniz. Ayrıca operasyonel yükümlülüğünüzü azaltmanız da söz konusudur. Yukarıda bahsettiğimiz maliyetler ortadan kalkacaktır. Birim maliyeti yüksek olan faturalama işlemleri, e-Fatura uygulamasıyla kuruş düzeyine inecektir. Bu uygulamayla birlikte faturaların hızlıca oluşturulabilmesi mümkündür. Böylece zaman yönünden tasarruf etmeniz söz konusu olacaktır.

• Tahsilat Hızlanır ve Nakit Akışında Kontrol Sizde Olur: Müşterilerinizle fatura alıp gönderme işlemlerinde hız kazanarak etkililiği arttırabilirsiniz. Böylece müşterilerinize faturaları anında gönderebilirsiniz. Faturalarda herhangi bir hata olması durumunda direkt müdahale edebilirsiniz. Böylece gecikmelerin de önüne geçilmiş olacaktır. Faturalarınızın takibini ve dolayısıyla nakit akışı kontrolünü kolayca gerçekleştirebilirsiniz.

• Kolay Bir Şekilde Arşiv Oluşturabilirsiniz: Yasal olarak her faturanın 10 yıl kadar saklanması gerekmektedir. Bu da işletmeler için arşivleme yükümlülüğünü doğurmaktadır. Dijitalleşmeyle birlikte arşivleme sorununu ortadan kaldırabilirsiniz. Ayrıca fatura saklama maliyetini ve iş gücünü de ortadan kaldırabilirsiniz.

• Muhasebecinizle Çalışmanız Kolaylaşır: İlgili e-Fatura uygulamasını muhasebe sisteminizle entegre bir şekilde kullanabilirsiniz. Böylece muhasebe anlamındaki süreçlerin hızlanması kolaylaşacaktır. Muhasebecinize ay sonu içerisinde faturaları iletmek yerine senkronize bir şekilde çalışarak olası hataların önüne geçebilirsiniz. Firmanızın kurumsal kimliğinin profesyonel bir görünüm kazanması mümkündür.

• Doğayı Korursunuz: Yakın geleceğe yönelik olarak gerçekleştirilen tahminler, küresel ısınma etkileriyle her geçen dönem büyük felaketlerle karşı karşıya kalabileceğimizi göstermektedir. E-Dönüşüm uygulamaları da gereksiz kâğıt israfını önler ve ağaçları kurtarmak için son derece önemli bir adım olarak karşımıza çıkar. Bu nedenle kâğıt kullanılan bütün işlemlerin dijitale taşınması, kâğıt tasarrufu ve beraberinde daha az ağacın kesilmesi anlamına gelecektir. Bu da küresel ısınma açısından dünyamızın olumsuz etkilenmesinin önüne geçmeye bir nebze de olsa katkı sağlayacaktır.

3. E-Fatura’ya Kimler Geçebilir?

E-fatura nedir sorusuna yanıt verdik. Peki, e-Fatura uygulamasına kimler geçebilir?

Ticari olarak sadece Anonim Şirket, Gerçek/Şahıs Şirketi ve Limited Şirket statüsünde olan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçebilmektedir. E-Fatura uygulamasına geçmek için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmaz. Zorunlu geçiş limitinin altında ciroya sahip işletmeler de rahatlıkla e-Fatura uygulamasına geçebilmektedir. Yukarıda e-Fatura uygulamasına geçiş için zorunlu tutulan limitleri açıklamıştık. Bu noktada şu bilgiye de yer vermemiz gerekmektedir. 2020 – 2021 yılları içerisinde cirosu 4 milyon ve üzeri olan mükellefler 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçiş yapması zorunludur. Ayrıca 1 Temmuz 2021’den sonraki tarihlerde e-Fatura mükellefi olan şirketlerin de 1 Ocak 2023 tarihinde e-Defter sistemine geçiş yapması zorunlu tutulmuştur.

4. E-Fatura’ya Geçiş Maliyeti Nedir?

E-fatura nedir sorusunda da bahsedilen elektronik fatura işlemlerinin yapılabilmesi için e-Fatura uygulamasına geçmeniz gerekmektedir. E-Fatura sistemine geçiş için ilk olarak mali mühür satın almanız gerekmektedir. Mali mühür kurumsal bir e-İmza çeşididir. Mali mühür olmadan e-Fatura kesmek mümkün değildir. Maliyetler entegratör firma kullanılıp kullanılmamasına göre değişiklik gösterecektir. Entegrasyon işlemleri ücrete tabidir ve fatura başına birim maliyetler değişeceği için toplam maliyetlerde de değişmeler yaşanmaktadır. Bu nedenle tam bir maliyet belirtmek doğru olmayacaktır.

5. E-Fatura Nasıl Gönderip Alınabilir?

• www.efatura.gov.tr web sitesindeki e-Fatura Portalı sayesinde ücretsiz ve başarılı bir şekilde e-Fatura hazırlayabilmeniz mümkündür. Faturaların internet adresine girilerek manuel bir şekilde düzenlenmesi söz konusudur. E-fatura nedir sorusunda olduğu gibi e-Fatura düzenleyebilmek için sisteme giriş yapmanız zorunludur. Bu portal, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi yaygınlaştırmak ve tanıtmak için fatura adedi çok fazla olmayan işletmelere sunmuş olduğu bir çözümdür.

• Maliye tarafından yetkilendirilen entegratör firma aracılığıyla e-Fatura hazırlamak da mümkündür. Sisteminize ek olarak donanım ya da yazılım satın almanız gerekmez. Entegratör firma kendi yazılımıyla sizin muhasebe sisteminden gerekli bilgileri alarak e-Fatura’ya dönüştürebilmesi mümkündür. Bu hizmetler için entegratör firma sizden ücret talep edecektir.

• İşletmenizin bilgi – işlem sistemini Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegre ederek de e-Fatura kesebilmeniz mümkündür. Muhasebe sistemi içerisinde müşteriler için üretilmiş olan faturalar, özel bir arayüz ve yazılım ile e-Fatura’ya dönüştürülmektedir. Ayrıca alınacak faturalar için de aynı yazılım ve arayüz kullanılır. Kayıtlar otomatik olarak oluşturulmaktadır. Ek olarak donanım ve yazılım maliyeti gerektirmektedir.

6. Hem e-Fatura Hem Kâğıt Fatura Düzenlemek Mümkün Müdür?

e-Fatura’ya geçmeniz halinde kâğıt fatura düzenlemeniz mümkün değildir. Kâğıt fatura hazırlanırken kullanılan şablon dijital ortama taşınabilir. Böylece kurumsal kimliğinizi sergileyebileceğiniz e-Fatura tasarımı yapmanız mümkün olacaktır.

7. Fatura Gönderilen Kişinin De e-Fatura Kullanıcısı Olması Gerekir Mi?

Hayır. Bu noktada siz e-Fatura’nızı düzenleyerek karşınızdaki alıcıya gönderirsiniz. Fatura karşı tarafa e-Arşiv olarak ulaşacaktır. Mali bir değeri bulunmaktadır. Örneğin Telekom şirketlerinin son kullanıcıya göndermiş olduğu faturalar gibi. Bununla birlikte e-Fatura sistemine geçiş yaptıysanız e-Fatura uygulamasını kullanmayan kişi ve firmalara kâğıt olarak fatura kesmeye devam edebilmeniz mümkündür. E-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarının ikisi için de kaydınız bulunuyorsa her fatura için e-Fatura uygulaması kullanmak zorunludur.

8. E-Fatura’nın Çıktısını Almak Gerekir Mi?

­E-fatura nedir sorusunda açıklandığı gibi faturaların elektronik ortamda hazırlanması söz konusudur. Peki, e-Fatura’nın çıktısını almak gerekir mi? Bu sorunun da cevaplanması gerekmektedir.

e-Fatura’nın çıktısının alınması gerekmemektedir. Bu uygulamada faturalar elektronik ortamda iletilmektedir. Sürecin tamamen dijital ortamda gerçekleşmesi söz konusudur. E-Fatura ve e-Arşiv ile birlikte faturalarınızı dijital ortama taşıdıysanız bu noktadan sonra artık kâğıt fatura kesmemeniz gerekmektedir. Bu noktada elinizde yer alan kâğıt faturaları vergi dairesine götürüp geçersiz kıldırabilmeniz mümkündür. Ayrıca şu bilgilerin de verilmesi gerekir. Bilindiği üzere aynı gün içinde vergi mükellefi olanlara düzenlenmiş olan faturaların toplam tutarının vergi dâhil 5.000 TL’yi geçmesi ve vergi mükellefi olmayanlara ise toplam kesilen fatura tutarının 30.000 TL’yi geçmesi durumunda e-Arşiv faturası kesilmesi şart koşulmuştu. Yeni tebliğ taslağıyla burada da bir değişikliğe gidilmesi bekleniyor.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın son yaptığını değişikliklere göre aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayan kişilere ya da firmalara düzenlenen toplam fatura tutarı 5.000 TL’ye indirilmiştir. Vergi mükellefi olanlar için bu tutar, GİB tarafından belirlenmiş olan fatura kesme sınırına eşitlenmiştir. Bu sınır her yıl için güncellenir fakat 2022 yılı için 2.000 TL’dir.

9. E-Fatura’yı Yazdırmak İsteyince Islak İmza ya da Mühür Kullanılmalı Mı?

Firmalar faturalarını matbu olarak saklamak isteyebilirler. Bu durumda faturaları yazdırabilmeniz mümkündür. Bunun için herhangi bir ıslak imza ya da mühür unsuruna ihtiyaç duyulmamaktadır. Herhangi bir yazıcı yardımıyla kâğıda çıktı alabilmeniz mümkündür.

10. E-Fatura Entegratör Uygulaması Nedir?

E-fatura nedir sorusunun yanıtını verdikten sonra açıklamalar içerisinde entegratör uygulamasına değinmiştik. Peki, entegratör uygulaması nedir?

Faturalama ihtiyaçlarında farklılık gösteren ya da çok sayıda fatura düzenleyen firmalara, kendilerine ait olarak bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması durumunda teknik olarak yeterliliğe sahip özel bir entegratör uygulamasının bilgi işlemi yoluyla e-Fatura alıp gönderebilme olanağı sağlanmıştır. Bazı sebeplerden dolayı kullanıcıların farklı özel entegratör kullanma isteği olabilir. Bu durumda entegratör uygulaması değişikliği de mümkündür. Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan özel entegrasyon izni alan mükelleflerin bilgi işlem sistemlerini kullanarak da e-Fatura uygulamasından yararlanabilmesi mümkündür.

E-fatura nedir sorusundan yola çıkarak en temel soruları sorarak yanıtlarını açıkladık. Görüldüğü üzere e-Fatura uygulamasının pek çok avantajı bulunmaktadır. Bu nedenle zorunluluğu olan ya da olmayan bütün işletmelerin bu uygulamaya geçmesi önerilmektedir. Beraberindeki e-Arşiv fatura uygulamalarıyla da tüm bu dijitalleşme sürecine farklı özellikler kazandırılacaktır. Bununla birlikte e-Fatura düzenlemenin arşivleme konusunda büyük fayda sağladığı gerçektir. Ayrıca kâğıt fatura maliyetlerinden sizi kurtarmaktadır. Bu sayede faturalama sürecinin maddi boyutunun farklı alanlara ayrılarak kullanılması mümkün olacaktır. E-Fatura uygulamasıyla birlikte faturalama sürecine iş gücü ayırmak zorunda kalan firmalar, bu iş gücünü farklı alanlarda kullanarak şirket performansını artırabilecektir. Bu anlamda e-Fatura uygulamasının tüm işletmeler tarafından kullanılması ve e-Fatura uygulamasının yaygınlaşması önerilmektedir. Böylelikle çok daha başarılı bir faturalama süreci gerçekleştirebilmeniz mümkündür.

Peki işletmem için e-faturaya geçiş yapmalıyım? sorusuna cevap arıyorsanız bu konuda cevabımız oldukça net.

Geçmelisiniz. Neden mi?

• Faturalama maliyetleriniz düşer.
• Tahsilatlarınıza hız katar, nakit akışınızı kontrol altına alırsınız.
• Fatura saklama, takip etme konusunda çok daha rahat olursunuz.
• Nerede olursanız olun dilediğiniz cihazdan e-fatura oluşturup anında müşterinize iletirsiniz. İhtiyacınız olan tek şey internettir.
• Muhasebecinizle çalışma süreciniz çok daha kolay ve hızlı bir hal alır..

Eğer bir girişimciyseniz e-faturaya geçtiğinizde;

• Faturalama için özel bir yazıcı ya da bir başka ekipman satın almanıza gerek kalmaz.
• Fatura bastırmanıza gerek kalmadığı gibi matbaaya ödeme yapmanıza da gerek kalmaz.
• Faturalarınızı elektronik olarak gönderirsiniz, kargoya gerek kalmaz. Bu sayede tahsilat süreçlerinize hız katarsınız.
• Daha profesyonel bir görünüme sahip olursunuz.
• Eski usül faturalama süreçlerinin zorluklarından kurtularak tüm odağınızı işletmenize verebilirsiniz.

Kobiks e-fatura kullanıcısı olarak;

• Teknik entegrasyon ve kurulum sürecine zaman ve para ayırmak zorunda kalmazsınız. Kobiks'in uzmanları tüm bu süreçlerde size danışmanlık edecek ve e-fatura geçiş sürecinizi çok kolay bir hale getirecektir. Ayrıca entegratör bir firma üstünden e-Fatura kullanıcısı olmak istediğinizde 2500TL civarında entegrasyon ücreti, ilave olarak saklama ücreti karşılamanız gerekir.Kobiks'te entegrasyon veya arşivleme ücreti yoktur.
• Kolay arayüzü sayesinde hiçbir eğitime gerek duymadan kolayca fatura alıp gönderebilirsiniz. İhtiyacınız olur ise de destek merkezimiz her an elinizin altında.