e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir? İtirazı Nasıl Yapılır?

Günümüzde ticaret ile uğraşan kişilerin hemen her şeyin ‘e’ halini görmesi muhtemeldir. Bu terimlerden biri olan e arşiv faturanın tanımı ise şöyledir; Otomatik veri kaydı ile elektronik ortamda kesilen tüm faturaları, e-Fatura kapsamında olmayan şirketlere ve gerçek kişilere dijital ortamda gönderme sistemidir.

e-Arşiv’in kağıt sisteminden elektronik sisteme geçilmesine sebep olması birçok meydana gelen hatanın en aza indirgenmesine aynı zamanda geleneksel usullerden uzak hızlı ve güvenilir bir işleyişe sahip olmasına yol açmıştır.

Her ne kadar e-Arşiv sisteminden sonra hatalar en aza indirgense de hiçbir zaman tamamen yok olmamaktadır. Hatalı işlem sonucu e-Arşiv faturalar iptal edilebilir aynı şekilde taleplerin itirazı da mümkündür.

e-Arşiv Fatura Nedir?

433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde faturanın elektronik bir ortamda oluşturulmasını, muhafazasını, ibrazını ve raporlamasını içerisinde barındıran bir uygulamadır.

Fatura kağıt ortamında en az 2 nüsha şeklindedir. E-Arşiv faturanın alıcısına iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmünde olup yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir. Başkanlıktan e-Arşiv izni alan mükellefler,ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler.

Neden e-Arşiv Fatura? e-Arşiv Faturanın Yararları

• Kağıt kullanımını azaltmasıyla doğaya ve çevreye katkı sağlıyor.

• Yazdırma kargolama gibi süreçleri ortadan kaldırarak belgelerin hızlı erişimine olanak sağlıyor.

• Hata yapma oranı düşüyor.

• Saklama ve fatura başına maliyeti düşürüyor.

• Süreci hızlandırıyor.

• İş yükü azalırken verimlilikte artış görülüyor.

• İç ve dış denetime uygun altyapı oluşuyor.

• Uluslararası finansal standartlara uyum sağlanıyor.

 E-Arşiv Fatura Zorunlu Mu?

İlk aşamada e-Fatura kullanıcılarının e-Arşiv sistemine geçmesi isteğe bağlı bir durum söz konusuyken, sonradan yayınlanan tebliğe göre 31 Aralık 2019 tarihi son gün olmak üzere 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Arşiv sistemine geçildiği, kağıt ile fatura kesilmeyeceği, e-Arşiv sistemine geçmeyenlere gerekli yaptırımların uygulanacağı belirtilmiştir.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurala göre e-Arşiv kullanıcısı olabilmek için e-Fatura kullanıcısı olunması zorunludur.

E-Arşiv Fatura Uygulamasına Nasıl Geçilir?

Öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurarak mali mühür edinmeli. Şahıs firması ise sahip bireyler e-imza ile de başvuru yapabilir. Mali mühür, e-Fatura veya e-Arşiv kullanmak isteyen kişilerin GİB’den alınan ve firmanıza elektronik olarak iletilmesi şu demek oluyor ki dijital ( bilgisayar ve internet) ortamında satış yapma ve fatura kesebilme yetkisi veren bir çeşit sertifikadır. Mali Mühür’e ulaştıktan sonra GİB başvurusu sonrası tamamlanarak e-Faturaya geçilmiş olunur. E-Faturaya geçiş yaptıktan sonra e-faturayı GİB Portal aracılığı,Firmanızın GİB ile Entegrasyon ya da Özel entegratör şirketler aracılığıyla kullanılabilir.

Logo İşbaşı e-Fatura programı tercih edinilir. E-Faturaya başvuru aşamasından e-Fatura kullanımına kadar olan tüm süreçte ve sonrasında alanında deneyimli e-Faturaya geçiş uzmanlarıyla hızlı ve kolayca e-faturaya geçiş yapılır. Logo İşbaşı e-Fatura paketiyle internet erişimi olan her yerden ister laptoptan ister de akıllı telefondan e-fatura kesilebilir. Bu aşamalar şu şekilde toparlanabilir:

1. E-Fatura Özel Entegratörü aracılığı ile uygulamayı kullanmaya geçmek

2. Mükellefin ERP sistemini doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura sistemine entegre etmek

3. e-Fatura portalını kullanarak geçmek

E-Arşiv Fatura İptal Edilebilir Mi?

e-Arşiv Fatura işlemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait olan GİB Portal üzerinden yapan mükellefler, mali mühür ya da elektronik imzaları ile Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal Uygulaması’nı kullanarak; özel entegratör aracılığı ile e-Arşiv Fatura işlemlerini icra eden mükellefler ve kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden e-Arşiv Fatura iptali işlemlerini gerçekleştirebilirler.

Size Kesilen e-Arşiv Fatura İçin İptal Talebi Nasıl Oluşturulur?

1. İlgili portala giriş yaptıktan sonra ‘İşlemler’ sekmesinden ‘Adıma Düzenlenen Belgeler’ sekmesini seçin.

2. Açılan sayfada tarih sorgulaması yaptıktan sonra iptal edilmesini istediğiniz e-Arşiv Faturasını seçtikten sonra ‘İptal Talebi Oluştur’a tıklayın.

3. İptal öne sürülen sebebi ile alakalı kısmı doldurduktan sonrasında ilgili uyarıyı okuyup ‘Uyarıyı Okudum’ kutucuğunu işaretleyiniz ve talebinizi oluşturunuz.

4. ‘İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur’ yazısı e-Arşiv Fatura iptali sürecinizin başlangıcının başarıya ulaştığı anlamına gelir.

5. İptal edilmesini istediğiniz talebin onay durumunu veya reddedilme durumunu ‘Adıma Düzenlenen Belgeler’ kısmından rahatça takip edebilirsiniz.

6. Onaylanması durumunun sonrasında e-Arşiv Fatura hem alıcı hem de satıcının BA/BS formlarına yansımaz.

7. Reddedilme durumunda e-Arşiv Fatura hem alıcı hem de satıcının BA/BS formlarına yansımaktadır.

Sizin Kestiğiniz e-Arşiv Fatura İçin Gelen İptal Talebini Onaylama/Reddetme

1. İlgili portal üzerinden ‘Gelen İptal/İtiraz Talepleri’ kısmından tarih sorgulaması yaptıktan sonra kestiğiniz faturalar ile ilgili tarafınıza iletilen e-Arşiv Fatura iptal taleplerini görüntüleyebilirsiniz.

2. Size iletilen iptal talebini onaylamak için, alakalı faturayı seçin ve ‘Talep Kabul Et’ butonuna bastıktan sonra karşınıza çıkan ‘Uyarıyı Okudum’ sayfasında alakalı kutucuğu işaretleyin.

3. İşlemlerden sonra aktive olan ‘Talebi Kabul Et’ butonuna tıkladıktan sonra talebi onaylayın.

4. İptalini onayladığınız e-Arşiv Fatura, hem alıcı aynı zamanda satıcının BA/BS formlarına yer almaz.

5. Reddetmek için ‘Talep Reddet’ butonunu seçin. Bu işlemden sonra açılan ‘Uyarıyı Okudum’ kısmını uyarıyı okuduktan onaylayın böylece aktifleşen ‘Talep Reddet’ butonu ile talebi reddedin.

6. İptal talebini reddettiğiniz e-Arşiv Fatura, alıcı ve satıcının BA/BS formlarına yansımaz

Sizin Kestiğiniz e-Arşiv Fatura İçin İptal Talebini Nasıl Oluşturursunuz?

1. İlgili portal üzerinden ‘İşlemler’ kısmına girin karşınıza çıkan ‘Düzenlenen Belgeler’ kısmını seçin.

2. Açılan sayfada iptal etmek istediğiniz faturayı bulun, sonrasında e-Arşiv Fatura’yı seçin ve ‘İptal Talebi Oluştur’a tıklayın.

3. İptal gerekçesi ile ilgili kısmını mazeretiniz ile doldurduktan sonra uyarıyı okuyun ve ‘Uyarıyı Okudum’ kutucuğunu işaretledikten sonra talebinizi oluşturun.

4. ‘İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur’ yazısı e-arşiv fatura iptali sürecin başladığı anlamına gelir.

5. İptal edilmesini arzu ettiğiniz talebin onay durumunu veya reddedilme durumunu ‘Düzenlenen Belgeler’ kısmından takip edebilirsiniz.

6. Onay işlemi sonrasında e-Arşiv Fatura hem alıcı hem de satıcının BA/BS formlarında gözükmez.

7. Reddedilme durumunda e-Arşiv Fatura hem alıcı hem de satıcının BA/BS formlarına yansır. Fatura geçerliliğini korumaya devam eder. Entegratör aracılığıyla e-Arşiv Fatura kesenler, ‘İptal Raporu’ ile düzenledikleri faturalar için iptal talebinde bulunabilirler. Bu yöntemle iptal edilen faturalar için satıcının portal üstünden işlem yapmasına gerek kalmamış olur. Ancak alıcıya bu yöntemle iletilen iptal talebine GİB portal üstünden alıcı tarafınca red veya kabul işlemleri yapılabilir.

Size Kesilen e-Arşiv Fatura İçin Gelen İptal Talebini Onaylama / Reddetme

1. İlgili portal üzerinden ‘Gelen İptal/İtiraz Talepleri’ kısmından tarih sorgulaması yaparak tarafınıza iletilen e-Arşiv Fatura iptal taleplerini görüntüleyebilirsiniz.

2. Size iletilen iptal talebini onaylamak için, alakalı faturayı seçin ve ‘Talep Kabul Et’ butonuna bastıktan sonra açılan ‘Uyarıyı Okudum’ sayfasında alakalı kutucuğu işaretleyin.

3. Aktif hale gelen ‘Talebi Kabul Et’ butonuna tıklayın ve talebi onaylayın. ‘Talep cevabı başarıyla kaydedildi’ uyarısı talebin onaylandığı demektir.

4. İptalini onayladığınız e-Arşiv Fatura, hem alıcı hem de satıcının BA/BS formlarına yansımaz.

5. Reddetmek için ‘Talep Reddet’ butonuna tıklayın bu tıklama sizi . ‘Uyarıyı Okudum’ ekranına yönlendirecektir. Bu kısmı okuyun ve onaylayın böylece aktifleşen‘Talep Reddet’ butonu ile talebi reddedin. ‘Talep cevabı reddedildi’ uyarısı talebin başarılı bir şekilde reddedildiğini ifade etmektedir.

6. İptal talebini reddettiğiniz e-Arşiv Fatura, hem alıcı hem de satıcının BA/BS formlarına yer alır.

e-Arşiv Fatura İptali İçin Diğer Yöntemler Nelerdir?

e-Arşiv Fatura iptali için birden fazla yol bulunmaktadır.Alternatif yollar iade faturası ya da gider pusulası düzenlendikten sonra kayıtlardan çıkarılması ile gerçekleşir. Noter aracılığıyla, taahhütlü mektup ya da güvenli e-imza kullanmak itiraz/iptal işlemi için bir diğer yöntemdir.. Bu durumda başlatılan işlem sistem üzerinden bildirilerek alıcı ya da satıcının onayı sonrasında gerçekleşir. E-Arşiv Fatura için sistem üzerinden iptal/itiraz işlemlerinin gerçekleştirilmesi, beyan, bildirim ve formlardaki bilgilerin uyumluluğu için gereklidir.

Geriye Dönük E-Arşiv Fatura İptali Mümkün müdür?

Bilindiği üzere e-Arşiv Fatura iptal süresi 8 (sekiz) iş günüdür. Bu süre geçtikten sonra yapılan geriye dönük işlemler için yeni bir fatura oluşturulması gerekir. Oluşturulan bu fatura müşteriye iletilir.

e-Arşiv Fatura İptal Süresi Nedir?

e-Arşiv fatura iptal süresi, faturanın alıcıya farklı yollardan ulaşmasından itibaren 8 (sekiz) iş günüdür. İptal işlemleri hem alıcı hem satıcı tarafından 8(sekiz) iş günü içerisinde gerçekleştirilmelidir.

Fatura İptalinin Önüne Geçebilmek İçin Ne Yapmak Gerekir?

Faturalarla ilgili anlaşmazlıkların önüne geçebilmek için, ticari ilişkinin başlamasından önce, alıcı ve satıcı arasında ne tür fatura kesileceği, mal/hizmet türü, miktarı, birim fiyatı, varsa iskonto ve diğer konularla ilgili net bir şekilde anlaşmaya varılması tavsiye edilir.

e-Arşiv Fatura İtiraz Şartları Nelerdir ve Reddetme Süresi Ne Kadardır?

e-Arşiv fatura; satıcının alıcıya kestiği, mal veya hizmetin sunulduğunu veya satıldığını gösteren dijital bir faturalama işlemidir. Tarih, fiyat, teslim ve ödeme şekli, vergi numarası, elektronik imza, numara gibi pek çok bilgiye sahip olan e-Arşiv fatura, alınan mal veya hizmetle ilgili gerekli bir güvencedir. Kimi durumlarda kesilen e-Arşiv faturaya iptal ya da itiraz talep edilebilir ancak gerekli şartlar sağlanmıyorsa e-Arşiv fatura itirazı gerçekleşmez veya kabul edilmez. İptal ya da itiraz talebinde bulunurken e-Arşiv fatura itiraz süresi de göz önünde bulundurulmalıdır. Gerekli süre içerisinde ve gerekli şartlar kapsamında e-Arşiv fatura itiraz yöntemleri kullanılarak faturaya itiraz edilebilir. İtiraz işlemini hem satıcı hem de alıcı gerçekleştirebilir. İtiraf talebinin gerçekleşmesinden sonra alıcı ve satıcının onayına ihtiyaç duyulabilir.

e-Arşiv Fatura İtiraz Nasıl Yapılır?

Alıcı veya satıcı, düzenlenmiş olan e-Faturaya çeşitli nedenlerden dolayı itiraz edebilir. Bunun için e-Fatura itiraz yöntemlerinin kullanılması gerekir. Hazırlanan e-Faturalar eş zamanlı olarak Gelir İdaresi Başkanlığına bildirildiğinden iptal ve itiraz operasyonları da Gelir İdaresi Başkanlığının portalı üzerinden operesyonlaştırılır. e-Fatura iptal ve itiraz işlemlerinin elektronik ortam üzerinden yapılabilmesi mümkündür.

e-Faturaya itiraz edebilmek için faturayı düzenleyen satıcının veya faturayı alan alıcının e-Fatura iptal/itiraz bildirim portalını kullanması şarttır. Gelir İdaresi Başkanlığının işlemleri kolaylaştırmak adına hizmete sunduğu bu portaldan itiraz talebi oluşturulabilir. Düzenlenen faturalara itiraz işlemi için öncelikle fatura ile ilgili bazı bilgilere ihtiyaç vardır. Bu bilgiler fatura numarası ve fatura tutar bilgileridir. Bu bilgilerin imzalanması gerekir.Bilgiler imzalandıktan sonra adına fatura düzenlenen alıcı, fatura itiraz talebini onayladıktan sonra

e fatura işleminin iptali gerçekleşir. Aynı şekilde faturayı alan mükellefin de fatura itiraz talebinde bulunma hakkı vardır.. Bu durumda karşı tarafın herhangi bir onay işlemine gerek yoktur.

İtiraz talebi yapıldığı ve işleme konulduğu anda karşı tarafa bilgilendirme portal üzerinden yapılmaktadır. .

e-Arşiv Fatura İtiraz Şartları ve Reddetme Süresi

. e-Arşiv fatura itiraz şartları:

1. İtiraz için öncelikle itirazı yapacak taraf, kullanılan portal üzerinden itiraz talebini iletmelidir.

2. Faturayı alan kişi, fatura eline ulaştığı tarihten itibaren en geç sekiz gün içerisinde itiraz talebinde bulunabilir. 8 günü aşan itiraz talepleri onaylanmaz faturadaki bilgiler kabul edilmiş olur.

3. Aynı şekilde faturayı düzenleyen için de e-Fatura itiraz süresi bulunur. Ticari fatura formatına uygun olarak hazırlanmış ve alıcıya ulaşmış faturalar, faturanın alıcıya ulaştırıldığı tarihten itibaren 8 gün içinde itiraz edilmesi temel şarttır. Bunun için red uygulama yanıtı ya da formata uygun başka yöntemler kullanılması gerekmektedir.

4. İtiraz bildirimlerinin yapılabilmesi için Türk Ticaret Kanununun 21. maddesinde süre ve diğer şartlar belirtilmiştir.

5. e-Fatura iptal ve itiraz portalı ticari fatura formatı dışında harici yöntemlerle düzenlenen faturaların iptal itiraz işlemlerinde kullanılır. Ticari Fatura Senaryosunda sadece itiraz bildirim uygulaması için her iki taraf tarafından da talep başlatılabilir.

6. e-Faturalara itiraz edebilmek için mali mühür, elektronik imza kartı veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan farklı imzalama araçlarının kullanılması şarttır.

e-Faturalara itiraz şartlarını karşıladığınız andan itibaren portal üzerinden hızlı ve kolayca itiraz işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

e-Arşiv fatura İtiraz Süreci Aşamaları

e-Arşiv fatura itirazını portal üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. İtiraz için takip etmeniz gereken bazı adımlar bulunmaktadır, bu adımlar şu şekildedir:

İlk olarak imzalama programı açılmalı, giriş yapılmalı ve itiraz işleminin gerçekleştirildiği portal ile beraber sürekli olarak açık bulunmalıdır.

1. e-Fatura İptal/İtiraz Portalına erişim sağladığınızda kendi adınıza düzenlenen e-Faturalar için itiraz işleminizi, “Fatura itiraz talebi oluşturmak için tıklayınız” butonuna tıklayarak gerçekleştirebilirsiniz.

2. Açılan giriş ekranında işlem sahibi, alıcı seçme gibi alanlar doldurulur. Bu alanlar doldurduktan sonra belge numarası, belge tarihi gibi itiraz için gerekli bilgileri girmelisiniz.

3. Son olarak akıllı kart sürücü ve şifre bilgilerinizi girdikten sonra bilgiler doğruysa talebinizi iletebilirsiniz.

4. Kendinize gelen itiraz taleplerini de bu ekran üzerinden görüntüleyebilir; talepleri kabul edebilir ya da reddedebilirsiniz.

5. Düzenleyen tarafından fatura itirazı yapılacaksa yine aynı işlemlerin izlenmesi ve uygulanması gerekmektedir.

Gerekli adımlar takip edilip bilgiler portal tarafından Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir. Sonraki aşamaları portal üzerinden kolayca takip etmek mümkündür.

e-Arşiv Fatura İçin Gelen İtiraz Talebi Reddedilirse Ne Olur?

Mükelleflerin satış sonrası hazırladıkları e-Arşiv faturalara düzenledikleri kişi veya kurumlar tarafından itiraz edilebilir. Bu işlemler özel entegratör sistemleri ya da GİB Portal hizmetiyle yapılabilir. İtiraz talepleri faturayı düzenleyen tarafa yapıldıktan sonra kabul edilme durumunda her iki tarafın mevcut sanal kayıtlarından silinir.

İtiraz işleminin alıcı tarafından e-Faturanın ait olduğu ayı izleyen ayın 20’nci günü sonuna kadar yapılmaması durumunda e-Fatura satıcının sanal BS formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan alıcının sanal BA formunda yer almaya devam edicektir.