E-fatura kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. Bunun altında yatan sebep ise şüphesiz ilgili işlemler için büyük kolaylıklar sağlamasıdır. Dijital olarak sunulan bu hizmet, şirketler açısından pek çok fayda, tasarruf ve performans iyileştirmesi sağlar. E-fatura kesmenin faydaları açısından incelendiğinde pek çok fırsat sunduğu görülmektedir. E-fatura uygulaması, şirketler için kolay fatura kesmek başta olmak üzere birçok fırsat sunuyor. Gelişmiş avantajları sayesinde her geçen gün birçok şirket, e-Fatura sistemine geçmektedir. Bu nedenle faturalandırma işlemlerini dijital üzerinden daha kolay bir şekilde yapabilmektedir. E-fatura kesmenin faydaları ve sunmuş olduğu kolaylıklar aşağıdaki gibidir;
-
Şirket içerisinde yürütülen faaliyete bağlı olarak tüm faturalandırma sürecinin dijital ile yönetilmesi, zaman tasarrufu sağlayarak tahsilat sürecinin hızlanmasına neden olur. Ayrıca zaman tasarrufunun da şirket açısından pek çok faydası olacaktır. Şirketler, faturalandırma için ayırmış olduğu bütçeyi ya da zamanı, başka yerlerde kullanarak şirket performansını doğrudan iyi anlamda etkileyebilecektir.
-
Kâğıt fatura basımı direkt maliyet demektir. E-Fatura uygulamasıyla bu maliyetten kurtulmuş olursunuz. Bu da şirket masraflarının azalmasını sağlayarak bütçenin daha iyi bir şekilde kullanılmasını sağlıyor. Daha az kâğıt kullanımı, ek olarak çevre açısından da fayda sağlamaktadır. Bu nedenle birçok anlamda kolaylık ve fayda sağlamaktadır diyebiliriz.
-
E-fatura uygulaması, dijitalleşmenin önemine direkt olarak vurgu yapar. E-fatura uygulamasını kullanarak şirketler için çok daha güvenli ve hızlı bir faturalandırma süreci sunar. Böylelikle faturalandırma sürecinde oluşabilecek hataları ve aksaklıkları en az düzeye indirebilirsiniz.
-
E-fatura kesmenin faydaları ve kolaylıkları incelendiğinde sistemin çok basit olduğunu da görmekteyiz. Sistem, hemen herkesin kullanabileceği derecede bir basitlik içerir. Ayrıca kâğıt faturalarda olduğu gibi faturalarınızın kaybolma riski bulunmaz. Bu da yaşanacak ek problemlerin ortaya çıkmasını engeller.
-
E-Arşiv hizmetiyle birlikte geçmişe yönelik olarak sistemde yer alan bütün faturalarınızı görüntüleyebilirsiniz.
Görüldüğü üzere ilk fayda maliyet anlamında ortaya çıkmaktadır. Kâğıt fatura basım maliyetinden direkt olarak kurtulmuş oluyorsunuz. Fiziki fatura düzenleme maliyeti şirketlerin önemli gider kalemlerinden birisi olduğundan dolayı en önemli fayda olarak bunu sayabiliriz. Ayrıca E-Arşiv hizmetiyle birlikte raporlama faaliyetleri ve muhasebe anlamındaki süreçler çok daha güvenli ve hızlı bir şekilde ilerler. Buna bağlı olarak takip işlemleri de oldukça kolay bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. E-Arşiv fatura uygulamasıyla birlikte denetim açısından iyi bir arşivleme yapılırken bununla birlikte veri güvenliği de sağlanmaktadır.
E-Fatura Nedir?
E-fatura kesmenin faydaları açıklandıktan sonra e-Fatura nedir sorusunun da yanıtlanması gerekecektir. Dijitalleşmeyle birlikte günlük yaşamda sıklıkla düzenlenen belgeler, artık internet ortamında hazırlanabilmektedir. Bu anlamda e-Fatura kâğıt fatura ile hukuki anlamda aynı niteliğe sahiptir. E-fatura, kısaca faturaların internet ortamında düzenlenerek gönderilip alınması sistemi olarak açıklanabilmektedir. Veri formatı ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Ülkemizde 397 no’lu VUK tebliği ile hayata geçirilmiştir. 5 Mart 2010 tarihinden sonra uygulamaya başlanmıştır. Vergi Usul Kanunu’nca düzenlenen e-Fatura içerisinde, bir faturada yer alması gereken bütün bilgiler aynen yer almaktadır. Alıcı ve satıcı arasında gerçekleşen fatura iletimi ise elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-Fatura sisteminin amaçlarından birisi, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayarak alıcı – satıcı arasında güven ortamının oluşmasını sağlamaktır.
Ülkemizde e-Fatura sisteminin altyapısı hazırlanırken dünyada yer alan başarılı örnekler de incelenmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından XML tabanlı olarak global standardı bulunan UBL-TR formatı geliştirilmiş ve benimsenmiştir. Aynı zamanda bilgi işlem açısından altyapısı yeterli olmayan e-Fatura mükelleflerine, 421 no’lu VUK tebliği ile dünyada da örnekleri bulunan “Özel Entegratör” sistemi ve uygulaması başlatılmıştır. Özel entegratör konumunda olan firmalar, mükelleflere hizmet verme açısından iş hayatındaki yerini de almıştır.
Özet olarak e-Fatura elektronik fatura şeklinde açılımı olan, fiziki olarak basılmayan ve dijital ortamda hazırlanan fatura sistemini ifade eder. Her iki tarafın da (alıcı – satıcı) e-Fatura kullanıcısı olması durumunda ilgili faturalar elektronik ortamda güvenle oluşturulabilecektir. E-Fatura GİB sunucuları üzerinden alıcı – satıcı ile buluşmaktadır. Ayrıca e-fatura kesmenin faydaları da bulunmaktadır.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
E-fatura, elektronik veri değişimi ve XML formatlarında, internet tabanlı olarak web formları kullanılarak kesilen ve birçok veriyi bünyesinde barındıran bir belge olarak tanımlanabilecektir. Bu belgeler; EDI, CSV, XML gibi formatlarla uyum sağlamaktadır. Bununla birlikte düzenlenen e-Faturalar, sanal yazıcılar, web uygulamaları, FTP siteleri, e-postalar aracılığıyla yüklenebilecektir. Bir şirket genel olarak PDF ya da kâğıt faturalardan veri toplamak ve ilgili verileri faturaya işlemek adına görüntüleme yazılımları tercih edebilir. İnteraktif Vergi Dairesi aracılığıyla e-Fatura kesilebilmektedir. Online vergi dairesi girişi için kullanıcı adı ve şifrenizi girmeniz yeterli olacaktır. E-fatura kesmenin faydaları çok sayıdadır ancak mükellefler e-Fatura’nın nasıl kesileceği konusunda tereddüt yaşayabilmektedir. Peki, e-Fatura nasıl kesilir?
-
Sisteme giriş yapınız. Giriş yaptıktan sonra modül seçme ekranından “Arşiv Portal” bölümüne tıklayınız.
-
Kullanıcı ve mükellef bilgilerini kontrol ediniz.
-
Ekranın sol kısmında yer alan “Belge İşlemleri” bölümüne tıklayınız. Daha sonra “Fatura Oluştur” sekmesine geçiniz.
-
Faturaya dair istenen bilgiler eksiksiz bir şekilde doldurulur.
-
Sonraki aşamada Alıcı bilgileri eklemeniz gerekmektedir.
-
Devamında mal ve hizmet bilgilerini ekleyiniz.
-
Faturanın toplam bölümünü detaylıca kontrol ediniz. Örnek vermek gerekirse kira faturası düzenlenecekse stopajı muhakkak dâhil ediniz.
-
Sistemin istediği tüm bilgileri giriniz. Sonraki aşamada güncel bakiyeyi ekleyebilirsiniz. Ardından “Oluştur” butonuna tıklayınız.
-
Bu noktadan sonra e-Faturanız “Taslaklar” bölümüne kaydedilecektir.
-
Taslarlar bölümünde yer alan bu e-Faturayı onaylayabilmeniz için ilk olarak görüntülemeniz gerekmektedir.
-
Herhangi bir yanlışlık olmaması durumunda faturayı onaylayabilirsiniz.
-
Onaylama işlemini yaparken tekrar tekrar kontrol etmeyi ihmal etmeyiniz. Çünkü onayladıktan sonra iptal etme ya da düzeltme işlemlerine izin verilmemektedir.
-
Onay işlemini gerçekleştirmek için “GİB imza” butonuna tıklayınız.
-
Bu aşamadan sonra sistemde yer alan cep telefonu numaranıza bir şifre gönderilecektir. İlgili şifrenin ekrandaki alana girilmesi gerekiyor.
-
Şifreyi yazarak onay vermeniz durumunda e-Faturanız kesilmiş olacaktır.
Bununla birlikte e-Arşiv fatura nasıl kesilir sorusunu da mükellefler merak etmektedir. E-Arşiv fatura oluşturmak için üç farklı tercih edebileceğiniz yöntem mevcuttur. Bunlar şu şekildedir;
-
GİB Portal: Platform, Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesinde yer almaktadır. GİB Portal girişi yaparak e-Arşiv fatura işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
-
Entegrasyon: İşletmeler, tercihe bağlı olarak e-Arşiv fatura sürecini kendileri yönetmek isteyebilir. Entegrasyon yöntemiyle bu sistem işletilebilir. Bu noktada şirket kendisine özel uygulama ve servis geliştirilmesi söz konusu olacaktır. Daha sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan onay alınarak entegrasyonun kullanımına başlanabilecektir.
-
Özel Entegratör: E-Arşiv fatura için mükellef olan kullanıcılara özel olarak üretilmiş bazı entegratör türleri bulunmaktadır. Bu yöntemde şirketin herhangi bir yazılım için para harcaması söz konusu olmamaktadır. Sunulan hazır paketlerle e-Arşiv fatura süreci kolaylıkla yönetilebilmektedir.
E-fatura kesmenin faydaları konusunda yapılan detaylı açıklamalardan sonra siz de e-Fatura keserek bu kolaylıklara ve faydalara erişim sağlayabilirsiniz.
E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-fatura kesmenin faydaları konusu kadar önemli olan bir konu daha bulunmaktadır. O da e-Fatura başvurusu nasıl yapılır sorusudur. Kullanıcılar bu sorunun yanıtını zaman zaman merak etmektedir. Çünkü bu sisteme geçiş aşamasında tereddütler bu noktada yaşanmaktadır. E-fatura başvurusunun nasıl yapılacağını bilmeyen mükellefler, destek alarak bu işlemleri gerçekleştirebiliyor. Ancak burada adım adım e-Fatura başvurusunun nasıl yapılacağı anlatılacaktır. E-fatura başvurusu iki şekilde yapılabilir. Birisi özel entegrasyon yöntemiyle, diğeri ise GİB Portal yöntemiyle gerçekleştirilebilir. Özel entegrasyon yöntemiyle başvuru aşamaları şu şekildedir;
-
İlk olarak mükellef firmanın KamuSM’den internet yardımıyla mali mühür başvurusu yapması gerekmektedir. Bunun için ilgili adres www.kamusm.gov.tr
-
Sonrasında özel entegrasyon uygulaması ile e-Fatura sözleşmesi imzalamanız gerekecektir.
-
E-Fatura başvurusu, www.efatura.gov.tr üzerinden gerçekleştirilebilir.
-
Mükellef firmanın kendisine gönderilen linkte yer alan gerekli bölümlere ilgili bilgileri doldurması gerekir.
-
Bilgiler doldurulduktan sonraki aşamada bu bilgiler özel entegratör tarafından kontrol edilir. Eğer bir problem bulunmuyorsa özel entegratör, mükellef olan firmaya bir aktivasyon linki göndermektedir.
-
Mükellef firma mali mühür ile bu linki imzalar.
-
Mühür aracılığıyla imza atıldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nca başvurunun onaylanması beklenir. Onay işleminden sonra mükellef firma e-Fatura uygulamasına dâhil olmuş olacaktır.
GİB Portal üzerinden başvuru yapmak için aşağıdaki adımları izlemeniz yeterli olacaktır;
-
E-Fatura uygulamasına başvuru yapmak için gerekli olan tüm belgeler temin edilir. Bunlar arasında e-Fatura uygulaması başvuru formu, taahhütnamesi, elektronik mali mühür taahhütnamesi (sertifika sahibi), şirket kuruluş sözleşmesi, noter onaylı olan imza sirküleri örneği gibi belgeler yer almaktadır.
-
Başvurunun uygun görülmesi durumunda mali mühür sertifikasının Kamu Sertifika Merkezi aracılığıyla alınabileceği bilgisi verilir.
-
Mali mühür sertifikası almak için ilgili tutar Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne yatırılır. Sonrasında mali mühür başvuruda bulunan kişiye teslim edilir.
-
Gerekli belgeler ve sonrasında mali mühür edinildikten sonra ilgili yerlere başvuru yapılır. Başvurunun onaylanması beklenir.
-
Başvurusu onaylanan ilgili kullanıcıların hesapları aktif hale getirilmektedir. Bu işlemden sonra başkaca bir işleme gerek kalmamaktadır. Kullanıcılar artık e-Fatura sistemine dâhil oldukları için sistemi kullanmaya başlayabilirler.
E-Arşiv Fatura Nedir ve Kimlere Zorunludur?
Her ne kadar e-Fatura kesmenin faydaları buraya kadar detaylıca açıklansa da açıklanması gereken bir uygulama daha bulunmaktadır. O da e-Arşiv fatura uygulamasıdır. E-Arşiv fatura nedir? E-Arşiv fatura kimlere zorunludur? gibi soruların yanıtları bu başlık altında verilecektir.
E-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından tebliğ edilen kriterlere ve özelliklere uygun şekilde, faturaların e-Belge şeklinde düzenlenmesi, saklanması ve beyan edilebilmesi için geliştirilen bir uygulama türüdür. E-Arşiv fatura, elektronik fatura türlerinden birisidir. E-Arşiv fatura, satış işlemleri aracılığıyla kullanılan; bazı satış türleri ve işletmeler için zorunlu tutulan, belirli nitelikleri ve özellikleri itibariyle e-Faturadan ayrı bir belge olarak karşımıza çıkmaktadır. E-Arşiv fatura özel entegratörler ya da GİB Portal üzerinden oluşturulabilmektedir. Fiziki olarak basılabilir. Aynı zamanda raporlama yapılarak beyan edilme imkânı da bulunmaktadır.
E-Arşiv faturanın kimler için zorunlu olduğu, 01.03.2022 tarihinden itibaren geçerli olmak kaydıyla GİB tebliği ile yayınlanmıştır. Buna göre vergi mükelleflerine yapılan satışların maksimum tutarının 2.000 TL olduğunda e-Arşiv fatura düzenlenmesi zorunlu olacaktır. Ayrıca mükellefiyeti bulunmayan alıcılar için de ilgili toplam tutarın 5.000 TL’yi aştığı satışların e-Arşiv fatura ile belgelenmesi zorunludur. Bu faturalar GİB Portal üzerinden oluşturularak raporlanması, aynı tebliğ içerisinde zorunlu hale getirilmiştir.
E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar
E-fatura kesmenin faydaları açıklamalarından sonra e-Arşiv fatura uygulamasına da değindik. Ancak e-Fatura uygulaması ve e-Arşiv fatura uygulaması arasındaki farkların da incelenmesi gereklidir. İlgili farklar şu şekildedir;
-
E-Fatura sadece e-Fatura kaydı olan kullanıcılar için düzenlenebilir. Ancak e-Arşiv faturanın hem e-Fatura kullanıcıları hem de mükellef olmayan kullanıcılar için düzenlenebilmesi mümkündür.
-
E-Fatura gönderimleri yalnızca sistem üzerinden gerçekleştirilebilir. E-Arşiv faturalar aynı zamanda basılabilmektedir.
-
E-Fatura uygulamasında UBL-TR formatı zorunludur. E-Arşiv fatura uygulamasında böyle bir format zorunluluğu bulunmamaktadır.
-
E-Fatura içerisinde zaman damgası bulunmaz. E-Arşiv faturalarında hem zaman damgası hem de mali mühür ile onaylama yapılır.
Tüm Bu Süreçleri Unutun ve E-Fatura Sistemine Geçişte Kobiks'in Avantajlarından Faydalanın
E-Fatura sistemin geçişte zorluk yaşamamak ve işlemler arasında kaybolmamak için Kobiks'in ücretsiz e-fatura geçiş hizmetinden faydalanın. Şirket kuruluşu konusunda da ücretsiz kuruluş danışmanlığı veren Kobiks e-dönüşüm konusunda da her zaman yanınızda. Teknik entegrasyon ve kurulum süreçlerine zaman kaybetmeden uzmanlarımız ile birlikte tüm bu süreçlerde size danışmanlık edelim ve e-fatura geçiş sürecinizi çok kolay bir hale getirelim.
